政策 Westmont记录管理政策
政策声明
书院致力进行有效的档案管理，以保存书院历史, 符合法律标准, 优化空间利用, 尽量减少记录保留的成本, 并确保过时和无用的记录被销毁. 为此目的, 学院制定此政策是为了管理活跃和不活跃的部门记录.1
过程
保存大学记录的部门已经建立了适当的记录保留管理实践，这些管理实践在本政策中有所概述. 各部门:
- 执行部门的档案管理工作
- 确保实践与适用法律相一致
- 教育员工进行适当的档案管理
- 确保对机密记录的访问受到限制
当记录的保存期限超过时，各部门决定是否保留或处理文件.
- 保存:将不活跃的具有历史价值的记录转交给学院档案管理员2
- 与学院档案馆联系，电话分机6209或通过电子邮件联系 archives@goldrainbow.net
- 销毁:销毁已过保存期而无档案价值的非活动记录
- 在适当销毁记录的情况下:
- 非机密记录:使用各自办公室的垃圾箱进行回收
- Confidential records: shred; or discard for shredding by college's confidential document destruction service
- 电子:清除本地驱动器和服务器上的电子记录
- 在适当销毁记录的情况下:
记录时间
下表, 虽然并不详尽, 表示行政部门记录的保存和销毁时间表. 政府规定可延长记录保存期限, 司法或行政同意令, 私人或政府合约, 未决诉讼或审计要求. 此类修改取代了本政策中列出的要求. 由于上述任何原因而要求暂停销毁记录，将由学院法律顾问向受影响的部门和/或个人人员发出通知.
办公室 |
记录类型 |
存储位置 |
持续时间 |
| 教务长 |
|
|
|
| 招生 |
|
|
|
| 进步(亚奥理事会) |
|
|
|
| 建议 & 残疾人服务 |
|
|
|
| 业务 |
|
|
|
| 金融 |
|
|
|
| 人力资源 | 见附件单独附表 | ||
| 工资 |
|
|
|
| 采购 |
|
|
|
| 注册商 |
|
|
|
| 学生生活 |
|
|
|
记录请求
- 内部请求
- 内部检查要求, 查看和/或复制大学记录可以到保存记录的办公室. 一般, 法律规定学院有合理的时间来满足学生和员工访问他们的人事或教育记录的要求. Employees may request to inspect their own files by appointment with the office of 人力资源; and will be provided copies of any documents bearing their signature within a reasonable time upon request.
- 学生可以通过联系学生生活办公室要求检查和审查他们的教育记录. 根据联邦法律，多学生记录3 将需要修订，以保护非请求学生的隐私。.
- 办公室间出于合法和正当的商业目的而要求提供其他类型的记录，将按照惯例确定.
- 外部请求
- 外部检查请求, 查阅和/或复制大学记录应直接提交给大学法律顾问.
政策评估
学院将定期审查此政策，以确保其与适用法律的一致性，并在适当的地方进行修改. 有关本保单承保记录的问题, 与负责保存相关记录的部门联系. 有关政策的问题, 联系大学顾问, 托雅库伯, 电话分机6832或电邮至 tcooper@goldrainbow.net
人力资源文件保存时间表
记录类型 |
持续时间 |
销毁日期 |
|
员工档案 |
3年 |
即使在终止后仍保留 |
|
推荐信 |
3年 |
即使在终止后仍保留 |
|
提供了 |
3年 |
即使在终止后仍保留 |
|
应用程序 |
3年 |
即使在终止后仍保留 |
|
绩效考核 |
3年 |
即使在终止后仍保留 |
|
工资、头衔等方面的变化. |
3年 |
即使在终止后仍保留 |
|
采访记录 |
3年 |
即使在终止后仍保留 |
|
未被录用者的应聘信息 |
2年 |
2年 |
| 法律文件 | 直到案件最终处理 | 没有摧毁 |
| 急救和工人赔偿索赔 | 受伤日期后5年 | 有1978年的纸质文件吗 |
| 入职前体检结果 | 1年 | 每两年一次 |
| 石棉暴露结果 | 30岁 | 保持下去 |
| 呼吸机测试 | 30岁 | 保持下去 |
| OSHA日志 | 5年 | 保持下去 |
| 分类广告 | 2年 | (已以电子方式储存至2001年) |
| i - 9形式 | 聘用日起计3年或终止聘用后1年，以较晚者为准 | 按要求检查和清除记录 |
| 移民文件 | 在H-1B签证的最后使用日期之后的1年 | 没有摧毁 |
| 休假/ SDI文件 | 如果没有未决索赔，则为3年 | (有1992年以来的纸质档案) |
| 保险费用 | 6年 | 每6年一次 |
| 退休计划及合约 | 计划终止后1年 | 没有摧毁 |
| 背景调查没有保存在韦斯特蒙特大学的数据库中，只包含供应商 | 5年 | (由供应商以电子方式保存) |
| 申请失业救济人数 | 3年 | 无限期地 |
| 临时代理合同 | 1 yr | 2年 |
| 福利法案 | 6年 | 6年 |
| 计划描述 | 计划期限及计划终止后1年 | 无限期地 |
| 合同 | 计划终止后1年 | 无限期地 |
| 眼镜蛇 | 无限期地 | 无限期地 |
| HIPAA文档 | 6年 | 6年 |