学生生活手册:政策和程序 隐私权(FERPA)

目的及适用范围

1974年《ag娱乐官网》(FERPA), 修订的, (“该法案”)是一项联邦法律，旨在建立披露学生记录中包含的信息的程序，并保护这些记录的隐私.

该法案适用于当前在校生, 从参加的第一天开始, 以前的学生.

该法案不适用于申请入学但从未上过韦斯特蒙特学院的个人或被拒绝入学的申请人.

以前的学生在毕业或退学后获得的与他或她作为学生的时间无关的信息不属于教育记录.g.，校友数据积累).

All rights under The Act cease when a person dies; Westmont will decide on a case by case basis what records of deceased students can be released and to whom they will be released.

定义

合格的学生:年满18岁或就读于任何年龄的高等教育机构的学生.

学校官员:

  • 威斯蒙特学院行政管理部门的雇员, 监督, 学术或研究, 或支持人员职位，包括保安和安全人员以及保健服务人员.
  • 与威斯蒙特学院签订合同的个人或公司, 比如审计员, 律师, 或者全国学生信息交流中心.
  • 董事会成员:在董事会任职的人.
  • 在正式委员会任职或协助其他学院官员完成其任务的学生.

合法的教育利益与教育有关的目的, 哪些与所涉学生有直接可识别的教育关系，是要求披露教育记录的基础.

教育记录:由教育机构保存的与学生直接相关的记录.

教育记录可能包括:

  • 类列表;
  • 年级花名册;
  • 学生的日程安排;
  • 通信:ag娱乐官网学生或与学生的通信;
  • 护理和事故报告; 
  • 涉及学生的校园安全报告;
  • 电子数据库中的数据;
  • 在校生因其学生身份而被雇用的就业记录;
  • 学生财务服务记录.

保存教育记录的办公室

对于记录的信息和记录保存的时间长度, 联系学生生活办公室, 或以下适用办事处. 威斯蒙特学院保存的记录类型如下:

  • 档案室-个人资料资料, 照片, OID卡信息, 课程注册, 所有课程记录，包括成绩, 与学位完成要求相关的文件, 以及其他相关信息.
  • 学生财务服务-财务援助申请, 获得经济援助的记录, 以及相关文件.
  • 与收费有关的纪录, 支付, 和贷款, (包括Perkins贷款和Westmont无息贷款)用于Westmont提供的教育服务.
  • COVE就业中心-由学生填写的就业数据, 简历, 获得学位的课程信息, 教员和/或雇主的推荐信
  • 学术部门——学生申请项目, 成绩副本, 学生访谈笔记, 教师的建议, 部门建议, 现场经验记录, 临床实践, 实习, 及其他相关文件.
  • 学生生活办公室-紧急联系信息, 住宅应用程序, 与学生关怀和行为有关的信件和其他文件.
  • 校园牧师办公室-学生的信息和数据不受神职人员例外的豁免.
  • 残疾服务办公室-与残疾和住宿有关的学生信息和数据.
  • 教师 Advisors—Notes from advising sessions; copies of various communications to and from advisee, 教师, and other offices; and related advising material.

保存非教育记录的办公室

  • 咨询和心理服务-学生入学表格, 治疗师通过学院向学生提供的心理服务的笔记和记录.
  • 卫生服务——学生医疗表格, ag娱乐官网的副本, 及透过学院向该学生提供的医疗服务记录.
  • 书院进修处-书院校友及家长的个人资料及捐款纪录.

教育记录不包括:

  • 教职员工仅供自己使用而不向他人展示的学生记录(个人拥有记录);
  • 未记录的个人互动和/或观察;
  • 仅为执法目的而保存的校园安全记录，与上述教育记录分开保存;
  • 用于执法目的的监控录像不被视为教育记录. If Campus Safety provides a copy of the video to another component within the college (for example; to maintain the record in connection with a student conduct action), 然后 the copy of the video may become an education record of the student(s) involved if the video is not subject to any other exclusion from the definition of "education records" and the video is: (1) directly related to a student; and (2) maintained by an educational agency or institution or by a party action for the agency or institution;
  • 就业记录, 除非当前在校生因其学生身份而受雇;
  • 医生记录, 心理学家, 或其他仅为治疗目的而制作或使用并仅供提供治疗的人使用的认可专业人员.
  • 仅包含与某人不再是学院学生后的活动有关的记录;
  • 家长/监护人提交的财务信息;
  • directory information not restricted by 学生; and
  • 如果学生以书面形式放弃查看这些信件和推荐信的权利，则将机密信件和推荐信放入学生的记录中. 学生可以在以后的时间撤销这种豁免, 但撤销必须是书面的，并且仅对撤销后发生的行为有效.

个人身份信息:所有与学生直接相关的信息. 该信息包括“目录信息”和“非目录信息”.”

目录信息学生记录中包含的信息，如果披露一般不会被视为有害或侵犯隐私. 在韦斯特蒙特学院，目录信息包括:

  • 学生的名字;
  • 家庭和本地地址;
  • 家庭和本地电话号码;
  • 个人及校园电邮地址;
  • 照片或数码图像;
  • 出生日期和地点;
  • 主修领域;
  • 年级(大一、大二等.);
  • 注册状态(e).g.; undergraduate; full time or part time);
  • 出席日期;
  • 参加官方认可的活动和体育;
  • 运动员的体重和身高;
  • 获得的学位、荣誉和奖励;
  • most recent educational agency or institution attended; and
  • Westmont帐户用户名, 学生使用哪一种电子系统来存取或通讯, 由于此标识符不能用于访问教育记录，除非与验证用户身份的一个或多个因素一起使用, 例如个人识别号码(PIN), 密码, 或其他只有授权用户知道或拥有的因素

目录信息:任何个人身份的学生信息，不是目录信息. 在韦斯特蒙特学院, 非目录信息包括, 但不限于, 学生的社会安全号码或学生证号码.

学生的权利

目前在校生和以前的学生有权:

  • 在收到书面访问请求后的45天内检查和审查教育记录中包含的信息;
  • 要求修改学生认为不准确的教育记录, 误导, 或以其他方式侵犯学生的隐私或其他权利;
  • 同意披露, 除本法规定的某些例外情况外, of personally identifiable information from education records; and
  • 向教育部提出投诉，称韦斯特蒙特大学未能遵守该法案.

记录检查流程

学生必须以书面形式请求允许检查他们的记录，并且必须将该请求提交给学生生活办公室, 谁来协调检查记录.

  • 这些记录将在收到申请后不超过45天内提供给学生查阅.
  • 当学生亲自检查他或她的记录时，韦斯特蒙特的员工必须在场.
  • 当不提供记录副本将有效地阻止学生检查和审查记录时，学生可以要求提供现有记录的副本. 学生可能需要支付一份一份的费用. 索取副本的要求可以被拒绝, 但前提是, 这样做的时候, 学校不限制学生检查和审查记录的权利.

学生可以查阅披露记录, 除非根据法院命令或合法发出的传票的规定，禁止查阅，否则保存记录的办公室会保存哪些记录.

要求修订纪录的程序

除成绩或纪律处分外, 如果学生认为他或她的记录中的信息是不准确的, 误导, 或者以其他方式侵犯他或她的隐私权, 他或她可以要求更改记录.

  • 这种请求必须以书面形式提出, 清楚地指出学生想要更改的记录部分, 并提交给有关记录所在办公室的相应学院官员.
  • 如果Westmont决定不按要求修改记录, Westmont将以书面形式通知学生，他或她可以向该官员提出书面请求，要求对记录进行审查.
  • 审查将在书面请求后30天内进行(或在实际情况下尽快进行)，学生有机会提供所有相关证据. 审查小组将由负责该记录的学院负责人和由他或她选择的其他两名学院负责人组成.
  • 学生将在审查后两周内(或尽可能晚些时候)收到官方或审查小组的决定通知. 评审小组的决定为最终决定.
  • 如果学生不同意审查小组采取的行动, 他或她可以在他或她的教育记录中陈述不同意决定的理由.

注意:对成绩或学生行为的申诉应遵循适用政策中概述的程序.

请求扣留目录信息的程序

  • 在秋季学期, 学生将被告知有机会要求保留目录信息.
  • The request to withhold 目录信息 may be completed at any time; however, 如果该学年的印刷材料已经出版, 学生的目录信息不能从已经打印的材料中删除.g.; athletics program).
  • 学生可要求不披露目录信息，通过填写表格在记录办公室或 在线.
  • 威斯蒙特大学将继续尊重学生在威斯蒙特上学期间ag娱乐官网披露或不披露目录信息的最后请求. 威斯蒙特大学不承担联系学生以获得后续发布目录信息许可的责任. 不管对学生有什么影响, Westmont不承担履行限制/保留目录信息指示的责任.
  • 不再注册的学生不能要求保留目录信息. 不再注册的学生可以撤销其保留目录信息的请求.

父母的权利

该法案一般不保证在高等教育机构就读的学生的父母或监护人审查教育记录的权利.

由韦斯特蒙决定, 该法案允许Westmont将学生教育记录中的信息告知家长，前提是家长在其联邦所得税申报表中声称学生是受抚养人. 如果学生被父母一方申报为联邦所得税的受抚养人(无论父母目前的婚姻状况如何), 然后, 由韦斯特蒙决定, 威斯蒙特大学可以在未经学生同意的情况下披露学生教育记录中的信息.

该法案允许学院和大学在发现学生违反学校酒精或药物政策和/或在健康或安全紧急情况下通知21岁以下学生的家长, 学生是否为受抚养人.

公开教育记录

目录信息可能被发布的条件

在没有学生书面许可的情况下，学校官员可以自行决定是否发布目录信息, 除非学生要求保留目录信息. 如果学生要求保留目录信息, 没有他们的书面同意，这些信息不会被公布.

目录和非目录信息发布的条件

目录和非目录信息可以在未经学生书面同意的情况下发布:

  • 对这些记录有合法教育利益的威斯蒙特学院人员或其他学校官员. 这一类别包括一个人或组织被保留为代理人, 或者根据合同, Westmont大学, 比如财务审计师, 律师, 或国家学生信息中心. 向具有合法教育利益的学校官员披露不构成机构授权传输, 分享, 或向第三方披露任何或所有收到的信息.
  • 受抚养学生的父母(即, 在其父母/监护人最近的联邦纳税申报表中声称是受抚养人的学生). 然而, 这是一般惯例, 没有学生的书面授权，Westmont不会向受抚养学生的父母公布学生的教育记录. 而不是, 威斯蒙特为所有学生提供了让家长和其他第三方在线代理访问其教育记录的能力.
  • 经济上受抚养的学生在韦斯特蒙大学主付款协议上的共同签署人. 这个人可以访问学生的账户.
  • 在健康或安全紧急情况下的适当人员. 如果Westmont确定存在对学生或其他个人的健康或安全的明确且重大的威胁, 它可将教育记录中的信息披露给任何为保护该学生或其他人的健康或安全而必须知道这些信息的人, 但韦斯特蒙特仅在紧急状态期间行使此权力.
  • 对据称是案主犯下的暴力行为或非暴力性犯罪的受害者进行行为诉讼的最终结果, 不管诉讼结果如何. 学校不得透露与诉讼有关的其他学生的姓名, 包括受害者或任何证人, 没有得到那些学生的书面同意.
  • 州或地方教育当局, 对联邦和州支持的教育项目进行审计和评估, 或者执行或遵守与这些项目相关的联邦法律要求.
  • 该学生申请入学的另一所学校的官员.
  • Persons or organizations involving financial aid in order to determine the student’s eligibility for financial aid; to determine the amount of financial aid; to determine conditions to be imposed regarding financial aid; and to enforce conditions of financial aid.
  • 州和地方官员根据有关少年司法系统的州法规的规定.
  • 组织正在进行研究，以发展, 验证, and administer predictive tests; administer student aid programs; and improve instruction. 这些机构不能再次披露学生的个人身份信息.
  • 认可机构履行其认可职能.
  • 遵从司法命令或合法发出的传票. 除非法律禁止，否则学院将在学生不知情的情况下通知学生.
  • 美国总审计长的授权代表.
  • 美国司法部长.
  • 教育部长.

学院可以发布执法记录中包含的与学生有关的信息，只要这些记录是由执法单位创建的, 为执法目的而创建的, 并由执法单位保存，与学院其他部门保存的记录分开.

在哪些情况下，教育记录将不被公布

除非法律另有规定, 韦斯特蒙特学院的正式成绩单将不会发给拖欠支付学院教育服务费用或逾期偿还金融贷款的学生.

教育记录(如.g.(成绩单)由其他教育机构发出，但获教务处授权者除外.

FERPA目录和非目录信息的发布可能受到管理学生数据隐私的其他法律法规的约束. 学生档案的私隐将按照所有相关的法律法规进行管理.

禁止在未经授权的情况下披露任何学生的教育记录中的个人身份信息.

确定学校官员合法教育利益的标准

一般, 如果学校官员为了完成他/她对学院的职责范围内的任务而需要审查学生的教育记录，则学校官员具有合法的教育利益.

其他教职员工职责

威斯蒙特学院将每年通过在学生手册中发布这些信息来通知学生他们在该法案下的权利. 完整的政策可以在学生生活办公室找到.
威斯蒙特学院将保留访问和披露学生非目录信息的请求记录，除以下情况外:

  • 学生;
  • 具有合法教育利益的大学官员;
  • a party with the student’s written consent; and
  • 根据法院命令或合法发出的传票指示寻求或接收记录的一方，该传票指示学院避免披露传票的内容或根据传票提供的信息.

执行

本法的执行由美国家庭合规办公室负责.S. 教育部，马里兰大道400号，南.W.华盛顿特区.C. 20202-5920.

有关《ag娱乐官网》的更多信息可在www上查阅.ed.政府.

总统执行团队于2019年4月24日批准的政策

最后审稿人7/7/23